Kreditering

Årsaker til kreditering.

Det er definert opp 7 forskjellige årsaker til kreditering.

Oppretting av kreditnota

Gå til menyen Ordre -> Faktura eller gå via Dashboard og bruk hurtigvalget «Faktura».

Gå til fanen «Sendt» og åpne opp den fakturaen man ønsker å kreditere.

Man kommer så inn på detaljene for opprinnelig faktura. Trykk på knappen «Alternativer» nederst på skjermen velg «Lag kreditnota»

Det kommer da opp en dialogboks som spør om du er sikker på at du vil opprette kreditnota. Hvis du er sikker, trykk på «Lag kreditnota». Hvis du er usikker trykk «Avbryt»

Hvis alt har gått bra, får man opp en melding i toppen av skjermen.

Da kan du gå tilbake til listen over fakturaer som ligger til utkast.

Der finner du den kreditnotaen som nettopp ble opprettet. Se på kolonnen «Fakturatype» for å sjekke at utkastet du jobbe med er av typen «Kreditnota». Du kan også filtrer i kolonnen.

Klikk på teksten «Utkast» eller blyanten til høyre på linja for å redigere kreditnotaen.

Her kan man justere fakturadato og forfallsdato. De er begge satt default til den dagen man oppetter kreditnotaen på.

NB! Når dette gjøres på tvers av et månedsskifte, er det lurt å sjekke at perioden fortsatt er åpen i regnskapet før man går videre. En kreditnota som settes til en lukket periode vil bli avvist.

Bruker må oppgi en årsak og en kommentar.

Årsaken definerer hva man har lov å gjøre med kreditnotaen. Se starten på dokumentet.

Husk å lagre etter at du har oppgitt årsak.

Det er 3 typer kreditering:

1. Kreditere hele ordre og sette den tilbake til fullført
2. Justere pris på ordren
3. Retur av kasser/paller tilbake på lager

Tilbakeføring av ordre

For å tilbake føre ordren velger man årsak «Feil på faktura (tilbakefør ordre)»

Åpne forhåndsvisningen og se at kreditnotaen ser rett ut.

Dersom det viser seg at noe er feil eller det ikke er behov for en kreditnota, kan man slette utkastet.

Når alt ser rett ut, kan man trykke på «Fullfør» for å få et kreditnotanummer og ta ut en PDF.

Pris justering

Når det skal justeres en pris eller en verdi, kan man velge årsak «Feil pris» eller «Prisreduksjon pga kvalitet» som årsak.

For å korrigere pris, går man inn på fakturalinjene. Bruk blyanten for å redigere på linjene. Dersom det er flere linjer på opprinnelig faktura og man kun ønsker å redusere pris på en av dem, kan man slette de andre linjene med søppelbøtten.

Juster enhetspris til det man ønsker å redusere prisen med.

Eksempel:

Under har vi justert ned pris fra 7 til 1, kvantum fra -489,88 til – 1 og antall fra -54 til -1.

Da blir linjebeløpet satt til -1.

Retur av kasser/paller til lager

Med retur til lager, må man velge en årsak som tillater dette. Her kan man bruke «Retur pga manglende varer», «Retur av produkt pga kvalitet» eller «Annet retur til lager»

Husk å lagre når korrekt årsak er valgt

Gå deretter til fakturalinjer og slett de linjene som evt. ikke skal returneres ved å trykke på søppelbøtten. Dersom alt skal returneres, sletter man ingen linjer.

Gå til kontekstmenyen helt til høyre får å åpne alternativer «Returner til lager».

Når man trykker på den, kommer det opp en dialogboks med liste over alle pallene som er på linjen.

Dersom hele pallen skal returneres, velg checkboksen for pallen.  

Dersom det bare er noen enkeltkasser som skal returneres, klikk på pilen på pallen for å åpne kassedetaljer.

Da får man opp en liste over alle kassene på pallen. Merk de kassen som skal returneres. Når en kasse er plukket får den et slikt symbol på seg

Når man er ferdig med å merke kasser eller paller som skal returneres til lager, trykk på «Lagre».

Fakturalinjen har da bare de kassene og/eller pallene man har merket ut.

Eksempel:

Under har vi kun merket en kasse.

Deretter følger man vanlig prosedyre med å se på forhåndsvisning av kreditnota før man fullfører og sender kreditnotaen.

EN:

Crediting

Reasons for Credit

There are 7 defined reasons for issuing a credit note:

Creating a Credit Note

Go to the menu Orders → Invoice or use the quick option Invoice from the dashboard.

Navigate to the Sent tab and open the invoice you want to credit.

You will then see the details of the original invoice. Click the Options button at the bottom of the screen and select Create Credit Note.

A dialog box will appear asking if you are sure you want to create a credit note.
If you are sure, click Create Credit Note. If not, click Cancel.

If successful, a message will appear at the top of the screen.

Return to the list of invoices under Drafts.
Here you will find the credit note you just created. Check the Invoice Type column to confirm that the draft is of type Credit Note. You can also filter by this column.

Click Draft or the pencil icon on the right to edit the credit note.

Here you can adjust the invoice date and due date. Both are set by default to the day the credit note was created.

Note: If this is done across a month-end, make sure the accounting period is still open before proceeding. A credit note set to a closed period will be rejected.

The user must provide a reason and a comment.
The reason determines what actions are allowed on the credit note (see the start of this document).
Remember to save after entering the reason.

Types of Crediting

There are 3 types:

1. Credit the entire order and set it back to “Completed”
2. Adjust the price on the order
3. Return boxes/pallets back to stock

Reversing the Order

To reverse the order, select the reason Invoice error (reverse order).
Preview the credit note to ensure it looks correct.
If something is wrong or the credit note is not needed, you can delete the draft.

When everything looks correct, click Complete to generate a credit note number and export a PDF.

Price Adjustment

To adjust a price or value, select the reason Wrong price or Price reduction due to quality.
To correct the price, go to the invoice lines. Use the pencil icon to edit the lines.
If there are multiple lines on the original invoice and you only want to reduce the price on one, delete the others using the trash bin icon.

Adjust the unit price to the desired amount.
Example:
Original price: 7 → Adjusted to 1
Quantity: -489.88 → Adjusted to -1
Number: -54 → Adjusted to -1
The line amount will then be set to -1.

Return of Boxes/Pallets to Stock

For returns to stock, select a reason that allows this:
Return due to missing goods, Return of product due to quality, or Other return to stock.
Save after selecting the correct reason.

Go to the invoice lines and delete any lines that should not be returned using the trash bin icon.
If everything should be returned, do not delete any lines.

Open the context menu on the far right and select Return to Stock.
A dialog box will appear listing all pallets on the line.
If the entire pallet should be returned, check the box for the pallet.
If only certain boxes should be returned, click the arrow on the pallet to open box details.
Select the boxes to return. When a box is selected, it will display a specific symbol.

When finished marking boxes or pallets for return, click Save.
The invoice line will then only include the boxes/pallets you marked.

Finally, follow the usual procedure: preview the credit note, then complete and send it.