Create shipments / Opprette forsendelser

Created by Barbro Holm, Modified on Thu, 17 Sep at 7:27 PM by Barbro Holm

Create shipments

A Shipment in Fished records the physical dispatch of goods to a customer — linking sales orders, transport details, and product lines into a single exportable document.

Step	Description
Step 1 — Navigate to Shipments	From the main menu, select Shipments. Click the New button to create a new shipment record.
Step 2 — Fill in the Header Details	Complete the following fields at the top of the form: Company — select your company (e.g. Fished AS) Coordinator — select the person responsible for this shipment Customer — select the customer receiving the goods Consignee — select the consignee (this may be the same as the customer)
Step 3 — Enter Transport Information	On the right-hand side of the header, fill in: Transporter — select the shipping carrier (e.g. Eimskip Norway AS) Transporter booking reference — enter the carrier's booking or reference number Transport method — select the mode of transport (e.g. sea freight) Delivery place — enter the destination port or delivery location (e.g. Altidona) Estimated time of departure — enter the planned departure date Estimated time of arrival — enter the expected arrival date BL Number — enter the Bill of Lading number once available Catch certificate number — enter the relevant catch certificate reference TVINN — enter the Norwegian customs declaration number if applicable Customs sequence number — enter if required by the importing country
Step 4 — Link Sales Orders	At the top of the record, click the Sales Orders link or reference field and attach the relevant sales order(s) to this shipment. In the example above, sales order 100148 has been linked.
Step 5 — Add Shipment Lines	Under the Lines tab, add each product being shipped. For each line, enter: Product code and description — select the product (e.g. 10688 – NAFCO Frz. Salmon Fillet) Description — a short product description, which can be entered in the selected language Language — select the language for the product description on export documents Number of boxes — enter the total number of boxes for this line Unit — select the unit type (e.g. Box) Number of pallets — enter the pallet count Total net weight — enter the net weight in kg Total gross weight — enter the gross weight in kg Container number — enter if the goods are shipped in a container Seal number — enter the container seal number if applicable Packing plant — select the facility where the goods were packed (e.g. M2092 – Hofseth Aas) Commodity code — enter the customs commodity/tariff code if required Remarks — add any notes relevant to this line Repeat this process for each product line. Use the + button in the Lines toolbar to add additional lines.
Step 6 — Review Totals	At the bottom of the Lines section, verify the automatically calculated totals: Total number of boxes Total number of pallets Total net weight Total gross weight These figures will carry through to any reports or export documents generated from this shipment.

Step 7 — Check the General The General tab contains supplementary details that support export documentation, transport logistics, and financial records. It is organised into six sections.	Delivery Enter the delivery destination details: Delivery address — select from saved addresses or enter manually Delivery name — enter the name of the receiving party at the delivery point Address and postal code — enter the full delivery address including street, postal code, and town Country — select the destination country Terms of delivery — select the agreed Incoterm (e.g. Free to Carrier / FCA) GLN — enter the Global Location Number if required by the customer Transport Enter details about the physical transport of the goods: Vehicle no. — enter the vehicle or vessel registration number Vehicle nationality — select the country of registration Flight number — enter if goods are being shipped by air IATA code — enter the relevant airport code for air freight AWB — enter the Air Waybill number if applicable Transport condition — select the relevant condition or temperature requirement Cross docking date — enter the date if cross docking is involved Product Enter production and origin information used on export certificates and customs documents: Source warehouse — select the warehouse or facility the goods are dispatched from Port of loading — enter the port where the goods are loaded (e.g. Førde, no Saltfisk) Shipped from — enter the origin location Production date — enter the production or processing date (e.g. March 2024) Expiration date — enter the product expiry date (e.g. September 2025) Origin country — enter the country of origin for the product Document Remarks Enter additional text that will appear on export and shipping documents: Shipping remarks — any general notes relevant to the shipment BL consignee details — consignee information to appear on the Bill of Lading BL particulars — additional particulars for the Bill of Lading Number of BL originals — enter how many original Bills of Lading are required Language — select the language for the documents (e.g. Norsk) Report text 1, 2, 3 — free-text fields for additional notes or declarations to be printed on reports and export documents Finance Enter financial and insurance information related to the shipment: Currency — select the invoicing currency (e.g. NOK) Total amount — the total shipment value, calculated automatically from the linked sales order Insured amount — enter the declared value for insurance purposes Insurance company — select the insurer if applicable Insurance assured text — enter any insurance declaration text required on documents Insurance document number — enter the insurance policy or certificate number Sender Review or edit the sender details that will appear on export documents: Sender — the dispatching company (e.g. Fished AS) Address — the sender's registered address Postal code and town — automatically populated from the company record Country — the country of dispatch (e.g. Norway) Customer Review or confirm the customer's address details as they will appear on documents: Customer address — select or verify the billing/shipping address Customer name and address lines — confirm the full address including postal code and town Country — confirm the customer's country Consignee Enter or confirm the consignee details — the party physically receiving the goods at destination: Consignee address — select from saved addresses Consignee name — enter the name of the consignee (e.g. First Seafood AS) Address, postal code, town, and country — confirm the full consignee address
Step 7 - Documents	Documents tab — attach or review any supporting documents linked to this shipment
Step 8 — Save the Record	Click Save to store your progress at any point during data entry.
Step 9 — Complete the Shipment	Once all details are confirmed and the shipment is ready to dispatch, click Complete. This locks the record and marks the shipment as finalised.
Step 10 — Generate a Report	Click Generate Report to produce the shipment document (e.g. Bill of Lading instructions, CRM the international road consignment note (CMR waybill) Packing list or other freight letter) for sending to the customer, transporter, or customs authority.

? TIP

If you need to combine lines from multiple sales orders into a single shipment, use the Merge Shipment Lines button in the Lines toolbar. To reverse this, use Unmerge Shipment Lines.

And you can always revert to draft

Opprette forsendelser

En forsendelse (Shipment) i Fished dokumenterer den fysiske utsendelsen av varer til en kunde — den knytter salgsordrer, transportopplysninger og produktlinjer sammen i ett eksporterbart dokument.

Steg	Beskrivelse
Steg 1 — Gå til Shipments	Velg Shipments fra hovedmenyen. Klikk knappen New for å opprette en ny forsendelsespost.
Steg 2 — Fyll ut opplysningene i hodet	Fyll ut følgende felt øverst i skjemaet: Company — velg ditt selskap (f.eks. Fished AS) Coordinator — velg den som er ansvarlig for forsendelsen Customer — velg kunden som skal motta varene Consignee — velg mottaker (kan være den samme som kunden)
Steg 3 — Legg inn transportopplysninger	Fyll ut følgende på høyre side av hodet: Transporter — velg transportør (f.eks. Eimskip Norway AS) Transporter booking reference — skriv inn transportørens bookingnummer eller referanse Transport method — velg transportmåte (f.eks. sjøfrakt) Delivery place — skriv inn bestemmelseshavn eller leveringssted (f.eks. Altidona) Estimated time of departure — skriv inn planlagt avgangsdato Estimated time of arrival — skriv inn forventet ankomstdato BL Number — skriv inn B/L-nummeret (Bill of Lading) når det er tilgjengelig Catch certificate number — skriv inn referansen til det aktuelle fangstsertifikatet TVINN — skriv inn nummeret på tolldeklarasjonen dersom det er aktuelt Customs sequence number — skriv inn dersom importlandet krever det
Steg 4 — Koble til salgsordrer	Klikk lenken eller referansefeltet Sales Orders øverst i posten, og knytt de aktuelle salgsordrene til forsendelsen. I eksempelet ovenfor er salgsordre 100148 koblet til.
Steg 5 — Legg til forsendelseslinjer	Legg til hvert produkt som skal sendes, på fanen Lines. For hver linje skriver du inn: Product code and description — velg produktet (f.eks. 10688 – NAFCO Frz. Salmon Fillet) Description — en kort produktbeskrivelse, som kan skrives på valgt språk Language — velg språket produktbeskrivelsen skal ha på eksportdokumentene Number of boxes — skriv inn totalt antall kasser for linjen Unit — velg enhetstype (f.eks. Box) Number of pallets — skriv inn antall paller Total net weight — skriv inn nettovekt i kg Total gross weight — skriv inn bruttovekt i kg Container number — skriv inn dersom varene sendes i container Seal number — skriv inn containerens plombenummer dersom det er aktuelt Packing plant — velg anlegget der varene ble pakket (f.eks. M2092 – Hofseth Aas) Commodity code — skriv inn varenummer/tolltariffkode dersom det kreves Remarks — legg til eventuelle merknader som gjelder linjen Gjenta prosessen for hver produktlinje. Bruk +-knappen i verktøylinjen på fanen Lines for å legge til flere linjer.
Steg 6 — Kontroller totalene	Kontroller de automatisk beregnede totalene nederst i seksjonen Lines: Totalt antall kasser Totalt antall paller Total nettovekt Total bruttovekt Disse tallene følger med til alle rapporter og eksportdokumenter som genereres fra forsendelsen.

Steg 7 — Kontroller fanen General Fanen General inneholder tilleggsopplysninger som understøtter eksportdokumentasjon, transportlogistikk og finansposter. Den er delt i seks seksjoner.	Delivery (levering) Legg inn opplysninger om leveringsstedet: Delivery address — velg blant lagrede adresser eller skriv inn manuelt Delivery name — skriv inn navnet på mottakeren på leveringsstedet Address and postal code — skriv inn fullstendig leveringsadresse med gate, postnummer og sted Country — velg bestemmelsesland Terms of delivery — velg avtalt Incoterm (f.eks. Free to Carrier / FCA) GLN — skriv inn Global Location Number dersom kunden krever det Transport Legg inn opplysninger om den fysiske transporten av varene: Vehicle no. — skriv inn registreringsnummeret på kjøretøyet eller fartøyet Vehicle nationality — velg registreringsland Flight number — skriv inn dersom varene sendes med fly IATA code — skriv inn aktuell flyplasskode ved flyfrakt AWB — skriv inn Air Waybill-nummer dersom det er aktuelt Transport condition — velg aktuell betingelse eller temperaturkrav Cross docking date — skriv inn dato dersom kryssdokking er involvert Product (produkt) Legg inn produksjons- og opprinnelsesopplysninger som brukes på eksportsertifikater og tolldokumenter: Source warehouse — velg lageret eller anlegget varene sendes fra Port of loading — skriv inn havnen varene lastes i (f.eks. Førde, no Saltfisk) Shipped from — skriv inn opprinnelsesstedet Production date — skriv inn produksjons- eller bearbeidingsdato (f.eks. mars 2024) Expiration date — skriv inn produktets utløpsdato (f.eks. september 2025) Origin country — skriv inn produktets opprinnelsesland Document Remarks (dokumentmerknader) Legg inn tilleggstekst som skal vises på eksport- og forsendelsesdokumenter: Shipping remarks — eventuelle generelle merknader som gjelder forsendelsen BL consignee details — mottakeropplysninger som skal vises på konnossementet (Bill of Lading) BL particulars — tilleggsopplysninger til konnossementet Number of BL originals — skriv inn hvor mange originale konnossementer som kreves Language — velg språk for dokumentene (f.eks. Norsk) Report text 1, 2, 3 — fritekstfelt for ytterligere merknader eller erklæringer som skal skrives ut på rapporter og eksportdokumenter Finance (økonomi) Legg inn økonomi- og forsikringsopplysninger knyttet til forsendelsen: Currency — velg faktureringsvaluta (f.eks. NOK) Total amount — samlet forsendelsesverdi, beregnet automatisk fra den tilknyttede salgsordren Insured amount — skriv inn deklarert verdi for forsikringsformål Insurance company — velg forsikringsselskap dersom det er aktuelt Insurance assured text — skriv inn eventuell forsikringstekst som kreves på dokumentene Insurance document number — skriv inn polise- eller sertifikatnummer for forsikringen Sender (avsender) Kontroller eller rediger avsenderopplysningene som vises på eksportdokumentene: Sender — selskapet som sender varene (f.eks. Fished AS) Address — avsenderens registrerte adresse Postal code and town — fylles ut automatisk fra selskapsposten Country — avsenderland (f.eks. Norway) Customer (kunde) Kontroller eller bekreft kundens adresseopplysninger slik de vil vises på dokumentene: Customer address — velg eller kontroller fakturerings-/leveringsadressen Customer name and address lines — bekreft fullstendig adresse med postnummer og sted Country — bekreft kundens land Consignee (mottaker) Legg inn eller bekreft opplysninger om mottakeren — parten som fysisk mottar varene på bestemmelsesstedet: Consignee address — velg blant lagrede adresser Consignee name — skriv inn navnet på mottakeren (f.eks. First Seafood AS) Address, postal code, town, and country — bekreft fullstendig mottakeradresse
Steg 7 — Dokumenter	Documents tab — legg ved eller kontroller vedlegg som er knyttet til forsendelsen
Steg 8 — Lagre posten	Klikk Save for å lagre arbeidet når som helst under registreringen.
Steg 9 — Fullfør forsendelsen	Når alle opplysninger er bekreftet og forsendelsen er klar til utsendelse, klikker du Complete. Dette låser posten og markerer forsendelsen som fullført.
Steg 10 — Generer en rapport	Klikk Generate Report for å produsere forsendelsesdokumentet (f.eks. Bill of Lading-instruksjoner, CMR internasjonalt fraktbrev, Packing list eller annet fraktbrev) for utsending til kunde, transportør eller tollmyndighet.

? TIPS

Hvis du vil slå sammen linjer fra flere salgsordrer til én forsendelse, bruker du Merge Shipment Lines-knappen i verktøylinjen på fanen Lines. For å angre dette bruker du Unmerge Shipment Lines.

Og du kan alltid revert to draft

Recent Searches

Create shipments / Opprette forsendelser